大阪貸倉庫コラム｜倉庫移転のスケジュールとポイント
大阪貸倉庫コラム
＊目次＊
1.最短3ヵ月！移転スケジュールの立て方
→1-1.円滑な移転のためのタスク分担
→1-2.移転に重要なポイント
→1-2-1.データ連携・システム仕様の確認
→1-2-2.業務フロー・運用ルールの見直し
→1-2-3.情報連携・共有先の確認
2.タスク&スケジュールの時系列
→2-1.稼働日約3か月前～：新旧委託先との契約及び解約、及び確認
→2-2.稼働日約3か月前～：業務分析〜設計
→2-3.稼働日約3か月前～：システム（WMS）の連携
→2-4.稼働日の約2か月前～：移転荷物の見積もりと移転スケジュールの調整
→2-5.稼働日の約1か月前～：テスト確認の実施とスケジュールの確定
→2-6.稼働日約1週間前～：荷物の搬出・搬入
→2-7.本稼働
3.まとめ
倉庫移転には不安がつきもの。
トラブル発生を防ぐためにも緻密なスケジュール計画が最も重要です。
一般的に移転先の倉庫が決定してから本稼働までに約3か月を要すと言われています。
加えてシステム要件の追加や契約に時間がかかるなど、様々な障害に直面する可能性も大いにあります。
それぞれのフェーズで何が必要でそれらを完了するのにどのくらいの時間がかかるかを理解し、
順序正しく逆算して無理のないスケジュールを立てることが必要です。
移転のための準備期間には多くの作業と人員が必要です。
そのため新しい物流委託先と協力し、連携を図ることがポイントです。
その中でタスクの役割分担を明確に行う事で、円滑な移転を計画できると言えるでしょう。
ここで押さえるべきポイントは以下の3点です。
・自社がすべきこと
・新しい物流委託先がすべきこと
・両社が協力して行うべきこと
こちらは後述の「3.タスク&スケジュールの時系列」で詳しく解説します。
では移転をする際には具体的にどのような作業が必要になるのでしょうか。
注意点を交えながら以下3項目で解説いたします。
移転準備で特に時間がかかるのは移転先倉庫とのデータ連携です。
この作業には予想以上に時間がかかるためEC事業者様の稼働日が遅れることもしばしば。
思わぬ落とし穴にはまらないように、予めデータ連携とシステム仕様の確認を抜かりなく行うことが大切です。
また、移転先倉庫が運営する倉庫管理システム（以下、WMS）との連携は必要不可欠です。
代表的なデータ連携としては以下が挙げられます。
・自社システムからWMSへの出荷指示データの連携
・WMSから自社システムへの出荷完了データの連携
特に物流倉庫ではお客様への正確な商品配達が重要であり業務フローやシステムの仕様に関する
確認作業を迅速に実施することが求められます。
早めにこの確認作業が完了しておけば急なシステムの改修が発生した場合にも早くから対応ができ、
十分に時間を設けながら余裕を持った構築が可能です。
さらに注文から出荷までのプロセスを確認し、販売管理システムから出力できるデータや入力が
必要なデータを把握することも大切です。
基幹システムやExcel管理などがプロセスに関わっている場合も同様に予め仕様を
把握しておくことをお勧めします。
正しい出荷作業を行うために外部物流委託会社への明確な指示とルールが必要です。
また、移転先の倉庫に現在のやり方がそのまま適用できるとは限らないので注意が必要です。
事業フローまたは運用ルールが現在と変更になる可能性がある場合を想定し、関連部署や担当者の業務内容を事前に
把握し見直しをしておくといいでしょう。
倉庫移転については、主に物流関係者のみにフォーカスされ必要な情報共有がなされることが少なくありません。
しかし移転には物流委託先だけでなく現在の物流委託先や資材・仕入元、受注担当やコールセンター部門（委託会社を含む）との連携、
経理部門、システム改修を伴うシステム部門やベンダー会社など、様々な関係者との事前情報共有が必要です。
移転を検討する際には、全体のプロセスを理解するために、関係各所と業務・データの結びつきを把握しておくといいでしょう。
円滑なコミュニケーションを図るために、移転関連のミーティングに関係部署を交えることも大切です。
これにより、認識の齟齬やトラブルの未然防止ができ、スムーズな移転プロジェクトを進めることができます。
移転先で本稼働するには、以下の項目の主要なタスクがあります。
具体的なタスクと時系列を合わせて解説いたします。
まず初めに、「業務委託契約」を新しい物流委託先と締結する際に現在の物流委託先との「解約準備」も
同時に進める必要があります。
上記2-1の対応を進めながら、作業内容と運用を現在の倉庫で確認し、必要に応じて新しい運用案を構築します。
新しい委託先に対しては入荷時のチェックや梱包の仕様など、全ての作業を詳細に共有するようにしミーティングでの
すり合わせやマニュアルの開示を行っていきます。
また自社出荷や現在の委託先から許可が得られた場合は、新しい委託先に実際の出荷作業を
見学できる機会を設ける事も良いでしょう。
現在の業務を正確に理解した上で新しい委託先からより効率的な提案を受け取り、
それらを改善しながら移転後の作業や運用を構築していくことが望ましいです。
上記と同時に新旧システム内容の確認を行いデータ連携に関しては望ましい運用方法に合わせて
新しい物流委託先との協議に十分な時間をかける必要があります。
改修や準備にかかる期間は場合によっては相当な時間がかかることもあるため、
両者でしっかりと調整しましょう。
新倉庫への移転日程や必要なトラックの台数・箱数を元に、委託先から現倉庫での梱包指示を含めた
見積もりを取り現在の委託先とスケジュールを調整します。
稼働日の約2か月前には、移転する荷物の量を確認し、移転の手順を決定しておくと良いでしょう。
在庫管理システムの連携テストや移転に伴うスケジュールについて確定します。
移転スケジュールは見積もり時に出していたものを詳細に詰め込み、より具体的なスケジュールを作成します。
移転中は出荷が一時停止するため停止期間中の受注量を予測し、新倉庫稼働後にどの程度の期間で
消化できるかを事前に見積もることが重要です。
現倉庫からの最終出荷が完了したら在庫を棚卸し、荷物を梱包して搬出します。
移転先では荷物が予定通り届いたかどうかを自分自身で確認し、保管を開始します。
在庫の棚卸を行い、搬出時の在庫数が一致した場合、物流移転の全工程が完了します。
この時荷物の紛失や破損等が無いように搬出及び搬入には必ず立ち合いを行い、目視確認を行う事が大切です。
上記2-6で移転は完了していますが、ここで終わらずに移転先の倉庫で事前にすり合わせを行った
運用通りに稼働ができているかの確認を行う事がポイントです。
トラブル発生を防ぐためにも定期的に新倉庫を訪問し、作業の進捗状況、
在庫量、スペースの使用状況などを直接確認することをお勧めします。
以上倉庫移転に伴う具体的なタスクとスケジュールの立て方から注意点に関して解説をしてきました。
倉庫移転のタイミングとしては主に在庫数の増加や、物流の作業が遅れるようになった場合等が挙げられます。
「通販の心臓部」とも呼ばれる物流において、移転トラブルによる停滞は大きな機会損失に繋がります。
スムーズな移転を実現するには、念入りな事前準備と綿密な計画が必要不可欠です。
大倉グループでは不動産に精通するスタッフが数多く従事しております。
倉庫移転を検討されるタイミングでお困りの際は、ぜひ弊社へお気軽にお問い合わせください！
倉庫の移転は、多くのタスクが同時に進行する複雑なプロジェクトです。
事業規模や業務に関わる人員が多ければ多いほど、移転スケジュールも複雑になり
チーム内の連携や調整が重要になります。
この記事では移転プロジェクトを成功させるためのスケジュールの立て方や押さえておくべきポイントについて
詳しく解説いたします。
＊目次＊
1.最短3ヵ月！移転スケジュールの立て方
→1-1.円滑な移転のためのタスク分担
→1-2.移転に重要なポイント
→1-2-1.データ連携・システム仕様の確認
→1-2-2.業務フロー・運用ルールの見直し
→1-2-3.情報連携・共有先の確認
2.タスク&スケジュールの時系列
→2-1.稼働日約3か月前～：新旧委託先との契約及び解約、及び確認
→2-2.稼働日約3か月前～：業務分析〜設計
→2-3.稼働日約3か月前～：システム（WMS）の連携
→2-4.稼働日の約2か月前～：移転荷物の見積もりと移転スケジュールの調整
→2-5.稼働日の約1か月前～：テスト確認の実施とスケジュールの確定
→2-6.稼働日約1週間前～：荷物の搬出・搬入
→2-7.本稼働
3.まとめ
1. 最短3ヵ月！移転スケジュールの立て方
倉庫移転には不安がつきもの。
トラブル発生を防ぐためにも緻密なスケジュール計画が最も重要です。
一般的に移転先の倉庫が決定してから本稼働までに約3か月を要すと言われています。
加えてシステム要件の追加や契約に時間がかかるなど、様々な障害に直面する可能性も大いにあります。
それぞれのフェーズで何が必要でそれらを完了するのにどのくらいの時間がかかるかを理解し、
順序正しく逆算して無理のないスケジュールを立てることが必要です。
1-1.円滑な移転のためのタスク分担
移転のための準備期間には多くの作業と人員が必要です。
そのため新しい物流委託先と協力し、連携を図ることがポイントです。
その中でタスクの役割分担を明確に行う事で、円滑な移転を計画できると言えるでしょう。
ここで押さえるべきポイントは以下の3点です。
・自社がすべきこと
・新しい物流委託先がすべきこと
・両社が協力して行うべきこと
こちらは後述の「3.タスク&スケジュールの時系列」で詳しく解説します。
1-2.移転に重要なポイント
では移転をする際には具体的にどのような作業が必要になるのでしょうか。
注意点を交えながら以下3項目で解説いたします。
1-2-1.データ連携・システム仕様の確認
移転準備で特に時間がかかるのは移転先倉庫とのデータ連携です。
この作業には予想以上に時間がかかるためEC事業者様の稼働日が遅れることもしばしば。
思わぬ落とし穴にはまらないように、予めデータ連携とシステム仕様の確認を抜かりなく行うことが大切です。
また、移転先倉庫が運営する倉庫管理システム（以下、WMS）との連携は必要不可欠です。
代表的なデータ連携としては以下が挙げられます。
・自社システムからWMSへの出荷指示データの連携
・WMSから自社システムへの出荷完了データの連携
特に物流倉庫ではお客様への正確な商品配達が重要であり業務フローやシステムの仕様に関する
確認作業を迅速に実施することが求められます。
早めにこの確認作業が完了しておけば急なシステムの改修が発生した場合にも早くから対応ができ、
十分に時間を設けながら余裕を持った構築が可能です。
さらに注文から出荷までのプロセスを確認し、販売管理システムから出力できるデータや入力が
必要なデータを把握することも大切です。
基幹システムやExcel管理などがプロセスに関わっている場合も同様に予め仕様を
把握しておくことをお勧めします。
1-2-2.業務フロー・運用ルールの見直し
正しい出荷作業を行うために外部物流委託会社への明確な指示とルールが必要です。
また、移転先の倉庫に現在のやり方がそのまま適用できるとは限らないので注意が必要です。
事業フローまたは運用ルールが現在と変更になる可能性がある場合を想定し、関連部署や担当者の業務内容を事前に
把握し見直しをしておくといいでしょう。
1-2-3.情報連携・共有先の確認
倉庫移転については、主に物流関係者のみにフォーカスされ必要な情報共有がなされることが少なくありません。
しかし移転には物流委託先だけでなく現在の物流委託先や資材・仕入元、受注担当やコールセンター部門（委託会社を含む）との連携、
経理部門、システム改修を伴うシステム部門やベンダー会社など、様々な関係者との事前情報共有が必要です。
移転を検討する際には、全体のプロセスを理解するために、関係各所と業務・データの結びつきを把握しておくといいでしょう。
円滑なコミュニケーションを図るために、移転関連のミーティングに関係部署を交えることも大切です。
これにより、認識の齟齬やトラブルの未然防止ができ、スムーズな移転プロジェクトを進めることができます。
2. タスク&スケジュールの時系列
移転先で本稼働するには、以下の項目の主要なタスクがあります。
具体的なタスクと時系列を合わせて解説いたします。
2-1.稼働日約3か月前～：新旧委託先との契約及び解約、及び確認
まず初めに、「業務委託契約」を新しい物流委託先と締結する際に現在の物流委託先との「解約準備」も
同時に進める必要があります。
2-2.稼働日約3か月前～：業務分析〜設計
上記2-1の対応を進めながら、作業内容と運用を現在の倉庫で確認し、必要に応じて新しい運用案を構築します。
新しい委託先に対しては入荷時のチェックや梱包の仕様など、全ての作業を詳細に共有するようにしミーティングでの
すり合わせやマニュアルの開示を行っていきます。
また自社出荷や現在の委託先から許可が得られた場合は、新しい委託先に実際の出荷作業を
見学できる機会を設ける事も良いでしょう。
現在の業務を正確に理解した上で新しい委託先からより効率的な提案を受け取り、
それらを改善しながら移転後の作業や運用を構築していくことが望ましいです。
2-3.稼働日約3か月前～：システム（WMS）の連携
上記と同時に新旧システム内容の確認を行いデータ連携に関しては望ましい運用方法に合わせて
新しい物流委託先との協議に十分な時間をかける必要があります。
改修や準備にかかる期間は場合によっては相当な時間がかかることもあるため、
両者でしっかりと調整しましょう。
2-4.稼働日の約2か月前～：移転荷物の見積もりと移転スケジュールの調整
新倉庫への移転日程や必要なトラックの台数・箱数を元に、委託先から現倉庫での梱包指示を含めた
見積もりを取り現在の委託先とスケジュールを調整します。
稼働日の約2か月前には、移転する荷物の量を確認し、移転の手順を決定しておくと良いでしょう。
2-5.稼働日の約1か月前～：テスト確認の実施とスケジュールの確定
在庫管理システムの連携テストや移転に伴うスケジュールについて確定します。
移転スケジュールは見積もり時に出していたものを詳細に詰め込み、より具体的なスケジュールを作成します。
移転中は出荷が一時停止するため停止期間中の受注量を予測し、新倉庫稼働後にどの程度の期間で
消化できるかを事前に見積もることが重要です。
2-6.稼働日約1週間前～：荷物の搬出・搬入
現倉庫からの最終出荷が完了したら在庫を棚卸し、荷物を梱包して搬出します。
移転先では荷物が予定通り届いたかどうかを自分自身で確認し、保管を開始します。
在庫の棚卸を行い、搬出時の在庫数が一致した場合、物流移転の全工程が完了します。
この時荷物の紛失や破損等が無いように搬出及び搬入には必ず立ち合いを行い、目視確認を行う事が大切です。
2-7.本稼働
上記2-6で移転は完了していますが、ここで終わらずに移転先の倉庫で事前にすり合わせを行った
運用通りに稼働ができているかの確認を行う事がポイントです。
トラブル発生を防ぐためにも定期的に新倉庫を訪問し、作業の進捗状況、
在庫量、スペースの使用状況などを直接確認することをお勧めします。
3. まとめ
以上倉庫移転に伴う具体的なタスクとスケジュールの立て方から注意点に関して解説をしてきました。
倉庫移転のタイミングとしては主に在庫数の増加や、物流の作業が遅れるようになった場合等が挙げられます。
「通販の心臓部」とも呼ばれる物流において、移転トラブルによる停滞は大きな機会損失に繋がります。
スムーズな移転を実現するには、念入りな事前準備と綿密な計画が必要不可欠です。
大倉グループでは不動産に精通するスタッフが数多く従事しております。
倉庫移転を検討されるタイミングでお困りの際は、ぜひ弊社へお気軽にお問い合わせください！
